Usługa · procesy

Porządkowanie procesów w małej firmie

Porządkowanie procesów w firmie zaczynam od tego, jak Twoja firma działa naprawdę, nie jak „powinna”. Potem zamieniam to w procedury na jedną stronę, checklisty i jedno miejsce, w którym widać, kto robi co i do kiedy.

Umów bezpłatną 30-minutową rozmowęKiedy to ma sens
Agnieszka Teresińska układa proces z karteczek na tablicy

Kiedy to ma sens

Procesy są. Tylko w głowach, nie w firmie.

  • Ta sama sprawa za każdym razem jest robiona inaczej.
  • Nowa osoba uczy się „przez podglądanie”.
  • Jest program do pracy, ale wszystko idzie e-mailem.
  • Procedury mają po 12 stron, więc nikt ich nie czyta.
  • Nie wiadomo, na jakim etapie jest zlecenie, dopóki ktoś nie zapyta.
  • Błędy wychodzą u klienta, nie wcześniej.

Co porządkuję

Najpierw proces, potem narzędzie.

Aplikacja nie naprawi bałaganu, tylko go przeniesie. Dlatego zaczynam od tego, jak praca przebiega dziś.

  • Mapowanie procesów

    Wybieramy proces, który męczy Cię najbardziej, i spisuję go tak, jak działa dziś. Pytam osobę, która go wykonuje, bo ona wie najlepiej.

  • Procedury na jedną stronę

    5–10 kroków, osoba odpowiedzialna i warunek „gotowe, gdy…”. Długiej procedury nikt nie przeczyta.

  • Checklisty do powtarzalnych spraw

    Leżą tam, gdzie wykonuje się pracę: w zadaniu, nie w segregatorze.

  • Jedno miejsce na pracę i informację

    Każde zadanie ma osobę i termin, a widok „moje zadania” pokazuje każdemu, co jest na dziś. W narzędziu, które już masz.

Co dostajesz

  • mapę 3–5 kluczowych procesów: jak działają dziś i gdzie się zacinają
  • procedury na jedną stronę dla każdego z nich, z osobą odpowiedzialną
  • checklisty do powtarzalnych zadań
  • strukturę zadań i statusów w Twoim programie do pracy
  • zasadę „jedno źródło informacji”: gdzie co leży i kto to aktualizuje
  • wzór, według którego zespół sam opisze kolejne procesy

Czas zależy od wielkości firmy i zakresu, który ustalimy po diagnozie. Cenę dostajesz na piśmie po pierwszej rozmowie. Możesz też zacząć od jednej sprawy, od 1 800 zł netto za całe zadanie.

Umów bezpłatną rozmowę

Jak przebiega

Jeden proces naraz.

Zespół, który dostaje 20 nowych zasad jednego dnia, wraca do starych nawyków.

  1. Rozmowa

    30 minut online. Wybieramy proces, od którego zaczniemy.

  2. Diagnoza

    Rozmawiam z osobami, które wykonują pracę. Spisuję, jak jest.

  3. Projekt

    Procedury, checklisty, struktura w narzędziu. Przeglądasz, zanim trafią do zespołu.

  4. Wdrożenie

    Krótkie spotkanie przy każdym procesie i pierwszy cykl według nowych zasad.

  5. Stabilizacja

    Po kilku tygodniach sprawdzamy, co się zacina, i upraszczamy.

Pytania

Pytania o porządkowanie procesów

Od ilu procesów zaczynamy?

Od jednego, tego, który zabiera Ci najwięcej czasu albo generuje najwięcej pomyłek. Zwykle porządkujemy 3–5 kluczowych procesów, resztę zespół układa sam według tego samego wzoru.

Czy muszę kupić program do zarządzania zadaniami?

Nie. Najpierw proces, potem narzędzie. Jeśli coś już masz (Trello, Asana, ClickUp, Google Workspace), układam pracę w tym.

Czym to się różni od pisania procedur ISO?

Procedury ISO powstają, żeby przejść audyt. Moje powstają, żeby ktoś ich używał: jedna strona, osoba odpowiedzialna, warunek „gotowe, gdy…” i miejsce tam, gdzie wykonuje się pracę.

Ile czasu zajmie to mojemu zespołowi?

Przy diagnozie około godziny rozmowy z każdą osobą, która wykonuje dany proces. Przy wdrożeniu jedno krótkie spotkanie na proces. Bieżąca praca się nie zatrzymuje.

Chcesz najpierw spróbować samodzielnie? Przeczytaj Jak uporządkować procesy w małej firmie? 5 kroków na blogu.

Który proces męczy Cię najbardziej?

Od niego zaczniemy. Opowiedz mi o nim w kilku zdaniach.

Umów bezpłatną 30-minutową rozmowę