Usługa · zewnętrzny menedżer operacyjny
Wsparcie operacyjne i koordynacja projektów
Za mało pracy na etat menedżera, za dużo, żeby robić to samemu. Przejmuję bieżące pilnowanie projektów: terminy, komunikację z zespołem i klientami, porządek w plikach. Ty wiesz, co się dzieje, i nie musisz za wszystkimi chodzić.
Kiedy to ma sens
Projekty idą, tylko nikt ich nie pilnuje.
Każdy robi swoją część. Brakuje osoby, która widzi całość i pilnuje, żeby części się spotkały na czas.
- Prowadzisz kilka projektów naraz i gubisz, kto na co czeka.
- Klient pyta o termin, a Ty musisz to sprawdzić u trzech osób.
- Materiały do klienta wysyłasz wieczorem, bo w dzień nie ma kiedy.
- Pliki są w mailach, w komunikatorze i na pulpicie.
- Spotkanie statusowe kończy się bez ustaleń, kto co robi do kiedy.
- Na menedżera na etat jeszcze za wcześnie, a sam już nie nadążasz.
Co robię
Pilnuję, żeby rzeczy dochodziły do końca.
Spotkania statusowe
Biorę udział w krótkich spotkaniach o projektach. Po każdym jest jasne, kto co robi i do kiedy, i ktoś tego pilnuje.
Komunikacja między zespołem, wykonawcami i klientem
Przekazuję ustalenia, zbieram materiały, wysyłam klientowi gotowe pliki. Programiści, specjaliści od reklam i klient wiedzą, na co czekają.
Terminy
Widzę wszystkie projekty w jednym miejscu. Zanim termin się rozjedzie, wiesz o tym Ty i wie o tym osoba, od której to zależy.
Porządek w plikach projektów
Jeden plik zbiorczy projektów i stałe miejsce na materiały, żeby nie trzeba było ich szukać w mailach. Porządkowanie procesów w całej firmie to osobna usługa.
Decyzje o strategii, pieniądzach i ludziach zostają u Ciebie. Ja zbieram informacje, żeby decyzja zajęła Ci chwilę, a nie wieczór.
Co dostajesz
- jedną osobę, która zna wszystkie Twoje projekty i odpowiada za ich pilnowanie
- plik zbiorczy projektów: co, kto, do kiedy, na jakim etapie
- uporządkowane miejsce na pliki zamiast szukania w mailach
- krótkie podsumowanie po spotkaniach statusowych
- miesięczne zestawienie godzin i tego, co zostało zrobione
Pakiety
Stała liczba godzin, stała cena co miesiąc.
Wybierasz pakiet, który pasuje do liczby projektów. Pakiet można zmienić z miesiąca na miesiąc.
Pakiet mały
20 godzin miesięcznie
1 800 zł
netto miesięcznie
Jeden lub dwa projekty, spotkanie statusowe raz w tygodniu.
Pakiet średni
40 godzin miesięcznie
3 600 zł
netto miesięcznie
Kilka projektów naraz, dwa spotkania statusowe w tygodniu.
Pakiet duży
60 godzin miesięcznie
5 400 zł
netto miesięcznie
Większość bieżących spraw operacyjnych przechodzi przeze mnie, nie przez Ciebie.
Porządkowanie procesów razem ze wsparciem operacyjnym wyceniam indywidualnie po pierwszej rozmowie.
Zasady współpracy
- Minimalny czas współpracy to 3 miesiące.
- Niewykorzystane godziny przechodzą na następny miesiąc, najwyżej o jeden miesiąc.
- Godziny ponad pakiet kosztują 90 zł netto i zawsze najpierw je z Tobą uzgadniam.
- Zmianę pakietu zgłaszasz do 20. dnia miesiąca, obowiązuje od kolejnego miesiąca.
- Pracuję online, od poniedziałku do piątku. Odpowiadam w ciągu jednego dnia roboczego.
Jak zaczynamy
Pierwszy miesiąc na poznanie, potem stały rytm.
Rozmowa
30 minut online, bezpłatnie. Mówisz, jakie projekty prowadzisz i co się w nich najczęściej rozjeżdża.
Wybór pakietu
Proponuję pakiet i zakres. Dostajesz go na piśmie.
Pierwszy miesiąc
Dostępy do narzędzi, przegląd projektów, plik zbiorczy i ustalenie, kto do kogo pisze.
Bieżąca praca
Spotkania statusowe, komunikacja, terminy i porządek w plikach.
Przegląd co miesiąc
Zestawienie godzin i krótka rozmowa: co działa, co poprawić, czy pakiet pasuje.
Pytania
Pytania o wsparcie operacyjne
Czym to się różni od wirtualnej asystentki?
Asystentka wykonuje zadania, które jej zlecisz. Ja pilnuję, żeby projekty szły do przodu: sama sprawdzam, kto na co czeka, przypominam o terminach i przekazuję ustalenia między zespołem, wykonawcami i klientem.
Co to jest „fractional COO” i czy to to samo?
Fractional COO to po angielsku dyrektor operacyjny na część etatu. Po polsku mówi się też zewnętrzny menedżer operacyjny albo menedżer operacyjny na godziny. Moja usługa to praktyczna, bieżąca część tej roli: koordynacja projektów, komunikacja i terminy. Decyzje o strategii, pieniądzach i ludziach zostają u Ciebie.
Czy pracujesz na miejscu w firmie?
Nie. Wsparcie operacyjne prowadzę wyłącznie online, od poniedziałku do piątku. Biorę udział w spotkaniach przez internet, piszę maile i pracuję w Twoich narzędziach: na dysku, w komunikatorze, w systemie do zadań.
Co jeśli w danym miesiącu potrzebuję więcej godzin?
Dodatkowe godziny kosztują tyle samo: 90 zł netto za godzinę. Zawsze najpierw to uzgadniamy, więc nie dostaniesz niespodziewanego rachunku. Jeśli więcej godzin potrzebujesz co miesiąc, po prostu zmieniamy pakiet.
Czy mogę połączyć wsparcie z porządkowaniem procesów?
Tak, i często to najlepsza kolejność. Najpierw porządkujemy sposób pracy, a potem pilnuję, żeby firma według niego działała. Takie połączenie wyceniam indywidualnie po pierwszej rozmowie.
Więcej o tej roli przeczytasz na blogu: Zewnętrzny menedżer operacyjny dla małej firmy: kiedy to ma sens?
Ile projektów prowadzisz teraz naraz?
Policz je i zapisz, który najbardziej się rozjeżdża. To wystarczy na pierwszą rozmowę.