Zewnętrzny menedżer operacyjny dla małej firmy: kiedy to ma sens?

Zewnętrzny menedżer operacyjny (po angielsku często fractional COO) to osoba, która na godziny przejmuje bieżące pilnowanie projektów: terminy, komunikację i plik zbiorczy z aktualnym stanem prac. Ma sens, gdy prowadzisz za dużo projektów, żeby robić to samemu, i za mało, żeby zatrudnić menedżera na etat. Decyzje o strategii, pieniądzach i ludziach zostają u właściciela.

Kim jest zewnętrzny menedżer operacyjny?

To menedżer operacyjny na godziny. Pracujesz z nim w stałym pakiecie, a nie na etacie.

Po polsku mówi się też: menedżer operacyjny na godziny albo wsparcie operacyjne. Nazwa bywa różna, ale sedno jest to samo: ktoś widzi wszystkie Twoje projekty i odpowiada za to, żeby szły do przodu.

Czym różni się od asystentki i menedżera na etat?

	Asystentka	Menedżer operacyjny na godziny	Menedżer na etat
Kto wskazuje, co robić?	Ty	On sam sprawdza, kto na co czeka	Sam
Czym się zajmuje?	Zadaniami, które jej zlecisz	Bieżącym pilnowaniem projektów	Całą operacyjną częścią firmy
Kiedy ma sens?	Gdy wiesz, co delegować	Gdy brakuje kogoś, kto pilnuje całości	Gdy projektów jest dużo, na stałe

Asystentka wykonuje to, co jej zlecisz. Menedżer operacyjny sam przypomina o terminach i przekazuje ustalenia między zespołem, wykonawcami i klientem.

Co taka osoba robi na co dzień?

• Bierze udział w spotkaniach statusowych. Po każdym jest jasne, kto co robi i do kiedy.
• Prowadzi komunikację. Przekazuje ustalenia, zbiera materiały i wysyła klientowi gotowe pliki.
• Pilnuje terminów. Widzi wszystkie projekty w jednym miejscu. Gdy termin się rozjeżdża, wiesz o tym Ty i osoba, od której to zależy.
• Prowadzi plik zbiorczy projektów. Jedno miejsce: co, kto, do kiedy i na jakim etapie.

Przykład z mojej pracy: jeden plik w Excelu

Pracuję z agencją, w której jest jeden właściciel, ale w projektach bierze udział kilku innych specjalistów. Każdy robi swoją część, a ktoś musi widzieć całość.

Na podstawie analizy projektów przygotowałam plik w Excelu. Nie potrzeba do tego żadnych płatnych programów. Ma trzy rodzaje arkuszy:

• osobny arkusz dla każdego projektu,
• arkusz zbiorczy z najważniejszymi założeniami strategii każdego projektu (służy tylko do podglądu, nic się tam nie wpisuje),
• arkusz „zadania bieżące”, w którym zapisuję zadania na dany dzień.

Ostatni arkusz pomaga mi pilnować terminów, a właścicielowi widzieć na bieżąco, co i jak. Nikt nie musi pytać „na jakim to jest etapie?”, bo odpowiedź jest w pliku.

Nie każde wsparcie wymaga nowego narzędzia. Czasem najlepszy jest prosty plik, który naprawdę jest używany.

Kiedy zewnętrzny menedżer operacyjny ma sens?

Jeśli zgadza się kilka z tych punktów, warto rozważyć takie wsparcie:

• prowadzisz kilka projektów naraz i gubisz, kto na co czeka,
• klient pyta o termin, a Ty musisz to sprawdzać u trzech osób,
• materiały do klienta wysyłasz wieczorem, bo w dzień nie ma kiedy,
• ustalenia i terminy są rozrzucone po mailach, komunikatorach i głowach,
• spotkania statusowe kończą się bez ustaleń, kto co robi do kiedy,
• na menedżera na etat jeszcze za wcześnie, a sam już nie nadążasz.

Kiedy to nie jest dobre rozwiązanie?

Warto to powiedzieć wprost:

• Gdy problem jest w całej firmie, a nie w projektach. Jeśli nie wiadomo, kto za co odpowiada, albo procesy nie są nigdzie opisane, wsparcie operacyjne tego nie naprawi. Najpierw potrzebujesz uporządkowania procesów. To osobna usługa, której nie obejmuje pakiet wsparcia.
• Gdy szukasz kogoś do decyzji strategicznych. Ta rola zbiera informacje, żeby decyzja zajęła Ci chwilę. Sama decyzja zostaje u Ciebie.
• Gdy masz jeden projekt na kilka miesięcy. Stały pakiet godzin najlepiej sprawdza się przy kilku projektach naraz.

Jak wygląda współpraca krok po kroku?

1. Rozmowa (30 minut, online). Mówisz, jakie projekty prowadzisz i co się w nich najczęściej rozjeżdża.
2. Wybór pakietu. Dostajesz propozycję zakresu na piśmie.
3. Pierwszy miesiąc. Dostępy do narzędzi, przegląd projektów, plik zbiorczy i ustalenie, kto do kogo pisze.
4. Bieżąca praca. Spotkania statusowe, komunikacja, terminy i aktualizacja pliku.
5. Przegląd co miesiąc. Zestawienie godzin i krótka rozmowa: co działa, co poprawić, czy pakiet pasuje.

Ile kosztuje menedżer operacyjny na godziny?

Najprostszy model to stała liczba godzin i stała cena co miesiąc. Wiesz z góry, ile zapłacisz i za co.

Przykład z mojej oferty: pakiet na 20 godzin miesięcznie kosztuje 1 800 zł netto, a godziny ponad pakiet 90 zł netto. Minimalny czas współpracy to 3 miesiące, bo wdrożenie zajmuje pierwszy miesiąc. Pełny cennik i wszystkie pakiety znajdziesz na stronie wsparcia operacyjnego.

Przy porównaniu z etatem pamiętaj, że pensja to nie jedyny koszt: dochodzą składki, urlop, sprzęt i rekrutacja.

Jak zacząć?

Wystarczą trzy rzeczy:

1. Policz, ile projektów prowadzisz teraz naraz.
2. Zapisz, w którym najczęściej coś się rozjeżdża.
3. Umów bezpłatną 30-minutową rozmowę.

Jeśli w firmie nie jest jasne, kto za co odpowiada, zacznij od macierzy RACI albo zakresu obowiązków.