Macierz RACI w małej firmie: przykład i szablon

Macierz RACI (tabela RACI), po polsku nazywana macierzą odpowiedzialności, to tabela, w której zadania firmy są w wierszach, ludzie w kolumnach, a w każdej kratce stoi jedna litera: kto wykonuje (R), kto odpowiada (A), kogo pytamy (C) i kogo informujemy (I). Dzięki niej przy każdym zadaniu jest jedno nazwisko osoby, która pilnuje, żeby było zrobione. Zadania przestają uciekać, a Ty przestajesz pamiętać o wszystkim za cały zespół.

Co oznacza skrót RACI? RACI po polsku

RACI to pierwsze litery czterech angielskich słów. Każde opisuje inną rolę przy zadaniu. Polskie tłumaczenia bywają różne, dlatego w tabeli podaję też inne spotykane nazwy.

Litera	Po angielsku	Po polsku	Inne polskie nazwy	Co to znaczy w praktyce
R	Responsible	wykonuje	wykonawca, odpowiedzialny za wykonanie	Robi pracę. Może to być jedna osoba albo kilka.
A	Accountable	odpowiada	rozliczający, zatwierdzający, decydent	Pilnuje, żeby zadanie było zrobione na czas i dobrze. Zawsze dokładnie jedna osoba.
C	Consulted	konsultowany	doradca, wspierający	Pytamy go o zdanie, zanim coś zrobimy albo zdecydujemy. Rozmowa w obie strony.
I	Informed	informowany	zawiadamiany	Dowiaduje się po fakcie, że zostało zrobione. Informacja w jedną stronę.

Uwaga na pułapkę w tłumaczeniu: angielskie „Responsible” kusi, żeby przetłumaczyć je jako „odpowiedzialny”. Ale w RACI za wynik odpowiada A, a R tylko wykonuje. Dlatego w tym wpisie używam prostych słów „wykonuje” i „odpowiada”.

Najważniejsza litera to A. To ona odpowiada na pytanie, które w małych firmach pada najczęściej: „kto miał tego dopilnować?”.

Czym jest macierz odpowiedzialności i po co ją stosować?

Macierz odpowiedzialności to zwykła tabela. W wierszach wpisujesz zadania, które w firmie wracają: zamawianie materiałów, faktury, kontakt z klientem, harmonogram. W kolumnach wpisujesz ludzi albo stanowiska. W kratkach stawiasz litery R, A, C i I.

Po co? Bo w firmie na kilka osób większość zadań nigdzie nie jest zapisana. Ktoś coś zlecił ustnie, ktoś inny „myślał, że to nie jego problem”, a na końcu o wszystkim i tak musi pamiętać właściciel. Delegowane zadania uciekają, bo nikt nie wie, czyje są.

Pracowałam z firmą, która jako generalny wykonawca budowała niewielkie inwestycje publiczne: place zabaw i skwery. Pięć osób i właściciel. Uciekało właściwie wszystko, bo właściciel nie wiedział, komu co delegować. W efekcie robił wszystko sam, łącznie z szukaniem i zamawianiem soli do odladzania chodników.

To nie był problem lenistwa zespołu. Nikt po prostu nie miał zapisane, że to jego sprawa. Macierz odpowiedzialności rozwiązuje właśnie to: zamienia „ktoś powinien” na konkretne imię.

Zasada jednego A. W każdym wierszu macierzy stoi dokładnie jedno A. Jeśli są dwa, nikt nie odpowiada. Jeśli nie ma żadnego, odpowiadasz Ty.

Jak wygląda wypełniona tabela RACI? Przykład

Poniżej przykładowa macierz RACI dla firmy wykonawczej na sześć osób. To przykład do nauki, a nie macierz konkretnego klienta. Stanowiska są umowne.

Zadanie	Właściciel	Kierownik robót	Brygadzista	Biuro	Księgowa
Zamawianie materiałów na budowę	I	A	C	R
Harmonogram prac na tydzień	I	A	R	I
Odbiory i protokoły z inwestorem	C	A + R	C	I
Faktury dla inwestora	I	C		A + R	C
Oferty do nowych przetargów	A	C		R	C
Kontakt z mieszkańcami i reklamacje	I	A	R	C

Jak czytać tę tabelę i dlaczego litery stoją tam, gdzie stoją:

• Zamawianie materiałów. Odpowiada kierownik robót (A), bo to on wie, czego i kiedy potrzeba na budowie. Biuro wykonuje zamówienie (R): dzwoni, porównuje ceny, pilnuje dostawy. Brygadzista jest konsultowany (C), bo widzi, co się kończy. Właściciel jest tylko informowany (I). Sól do chodników zamawia biuro, a nie właściciel.
• Harmonogram prac. Kierownik odpowiada (A), brygadzista układa i prowadzi plan dnia (R). Biuro jest informowane, żeby wiedzieć, kiedy potrzebne będą dostawy.
• Odbiory z inwestorem. Tu kierownik jest jednocześnie A i R (w tabeli: A + R), bo to on jedzie na odbiór i podpisuje protokół. To normalne w małej firmie. Właściciel jest konsultowany przy ważnych ustaleniach, ale nie musi jeździć na każdy odbiór.
• Faktury. Biuro wystawia i pilnuje płatności (A + R). Kierownik potwierdza, że prace są odebrane (C). Księgowa jest konsultowana przy nietypowych rozliczeniach.
• Oferty do przetargów. To jedyny wiersz, w którym właściciel ma A. Decyzja, czy i za ile startować, jest strategiczna i zostaje u niego. Biuro przygotowuje dokumenty (R).
• Kontakt z mieszkańcami. Brygadzista jest na miejscu, więc odpowiada na bieżące pytania (R). Odpowiada kierownik (A), bo to on decyduje, co zrobić z reklamacją.

Zobacz kolumnę właściciela: jedno A, jedno C i same I. Właściciel wie, co się dzieje, ale nie musi wszystkiego robić ani pamiętać.

Jak zrobić macierz odpowiedzialności (RACI) krok po kroku

1. Spisz zadania, które wracają do Ciebie. Przez tydzień zapisuj każde pytanie i każdą sprawę, którą załatwiasz osobiście, choć mógłby ktoś inny. Zwykle wychodzi 10–20 pozycji. To są wiersze macierzy.
2. Wpisz ludzi w kolumnach. Imiona albo stanowiska. W małej firmie lepiej imiona, bo od razu widać, kto ma za dużo.
3. Najpierw wpisz A. W każdym wierszu dokładnie jedno. Zadaj sobie pytanie: „kogo zapytam, gdy to nie będzie zrobione?”. Ta osoba ma A.
4. Potem R, C i I. Kto wykonuje, kogo trzeba zapytać, kto ma się dowiedzieć. Nie każda kratka musi mieć literę. Puste kratki są w porządku.
5. Omów macierz z zespołem. Pokaż tabelę, zapytaj, czy tak to naprawdę działa, i popraw. Potem zapisz ją tam, gdzie zespół pracuje na co dzień, a nie w szufladzie. Wróćcie do niej za kwartał.

Najczęstsze błędy przy macierzy RACI

• Dwa A w jednym wierszu. „Odpowiadają Ania i Marek” znaczy w praktyce, że każde z nich myśli, że zrobi to drugie.
• Właściciel z A w każdym wierszu. Wtedy macierz tylko zapisuje to, co już jest: wszystko przechodzi przez Ciebie. Szukaj wierszy, w których A może mieć ktoś inny.
• Wszyscy jako C. Jeśli przy każdym zadaniu trzeba pytać pięć osób, nic nie zostanie zrobione szybko. C stawiaj tylko tam, gdzie zdanie tej osoby naprawdę coś zmienia.
• Wiersz bez R. Ktoś odpowiada, ale nikt nie wykonuje. To znak, że brakuje rąk do pracy albo zadanie jest zbyt ogólne i trzeba je podzielić.
• Macierz zrobiona raz i zapomniana. Po zmianie w zespole stara macierz wprowadza w błąd. Przegląd raz na kwartał wystarczy.

Od czego zacząć w tym tygodniu

Weź kartkę i wypisz pięć spraw, o których w ostatnim tygodniu trzeba było pamiętać za kogoś. Przy każdej wpisz jedno imię osoby, która od dziś będzie miała A. Powiedz tym osobom o tym jeszcze w tym tygodniu. To już jest początek macierzy.

Jeśli chcesz to zrobić porządnie, dla całego zespołu, pobierz arkusz poniżej: ma gotową tabelę i przykład wypełnienia. Macierz dobrze działa razem z zakresami obowiązków. O tym, jak je napisać, przeczytasz we wpisie Zakres obowiązków pracownika: jak napisać, żeby ktoś go używał.

Jeśli wolisz, żebym ułożyła macierz z Twoim zespołem, zobacz usługę Zakres obowiązków i odpowiedzialności. A jeśli czujesz, że cała firma i tak opiera się na Tobie, zajrzyj do Odciążenia właściciela albo umów bezpłatną 30-minutową rozmowę.