Procesy i organizacja pracy w małej firmie

Twoja firma urosła. Sposób pracy niekoniecznie.

Porządkuję procesy, role i organizację pracy w małych firmach, żeby właściciel nie musiał zajmować się każdą codzienną sprawą.

Umów bezpłatną 30-minutową rozmowęZobacz, co porządkuję
Zdalnie, z firmami z całej Polski Pierwsza rozmowa bez zobowiązań Rozwiązania, których zespół naprawdę używa
Agnieszka Teresińska przy stole z właścicielem firmy, rozmowa nad schematem w notesie

Czy to brzmi znajomo

Firma działa. Tylko trochę za bardzo dzięki Tobie.

Jeśli choć dwa z tych zdań opisują Twój tydzień, sposób pracy przestał nadążać za firmą.

  • Wszystko trzeba ze mną konsultować.
  • Pracownik nie wie, za co odpowiada.
  • Informacje są rozproszone.
  • Procedury są, ale nikt ich nie używa.
  • Na urlopie i tak odbieram telefon.
  • Pilne wypiera ważne.

Dla kogo

Dla właścicieli małych firm, przez których wciąż przechodzi wszystko.

Najczęściej trafiają do mnie w jednym z tych momentów.

Zatrudniasz pierwszego handlowca, asystentkę albo kierownika

Trzeba przekazać zakres i sposób pracy, a nie tylko listę zadań.

Zespół przekroczył kilkanaście osób

Ustalenia „na gębę” przestają działać. Każdy robi trochę wszystkiego.

Nie możesz wyjechać na urlop

Bez Ciebie firma zwalnia. Telefon i tak dzwoni.

Odchodzi ważny pracownik, a z nim wiedza

Nikt nie wie, jak robił swoją pracę, bo nigdzie nie było to zapisane.

Kto na tym zyskuje najwięcej

Firmy usługowe, które zatrudniają od kilku do kilkudziesięciu osób (zwykle 4–40 osób) i rosną szybciej niż ich sposób pracy. Szczególnie te, które koordynują wielu klientów, obiektów lub podwykonawców, na przykład mniejsi generalni wykonawcy, biura projektowe i firmy zarządzające nieruchomościami.

To nie jest dla Ciebie, jeśli

  • szukasz programu, który sam uporządkuje firmę. Narzędzie nie naprawi bałaganu, tylko go przeniesie,
  • potrzebujesz tylko gotowego szablonu bez wdrożenia (szablony znajdziesz na blogu, bezpłatnie),
  • firma ma już dział HR i osobę od organizacji. Wtedy moja rola się dubluje.
Nie wiesz, czy to Twój przypadek? Zapytaj

Co porządkuję

Porządkuję sposób, w jaki działa firma.

Nie dokumenty do odłożenia na dysku. Pięć rzeczy, które decydują, czy praca idzie bez Ciebie.

Ktorole i odpowiedzialności
Coprocesy i przepływ pracy
Jakprocedury i checklisty
GdzieCRM i dokumentacja
KontrolaKPI i raportowanie

Porządkowanie procesów

Spisuję, jak firma działa naprawdę, i zamieniam to w procedury na jedną stronę i checklisty.

Zobacz usługę

Zakres obowiązków i odpowiedzialności

Projektuję stanowiska i macierz odpowiedzialności, żeby przy każdym obszarze stało jedno imię.

Zobacz usługę

Odciążenie właściciela

Ustalam, co może dziać się bez Ciebie: progi decyzji, delegowanie i raportowanie.

Zobacz usługę

Dodatkowo · wsparcie operacyjne

Potrzebujesz kogoś, kto na bieżąco pilnuje projektów i terminów? Pakiety od 1 800 zł netto miesięcznie.

Zobacz pakiety

Jak wygląda współpraca

Pięć kroków. Na każdym wiesz, co dostajesz.

Nie zaczynam od całej firmy. Zaczynam od tego, co dziś najbardziej Cię obciąża.

  1. 01

    Rozmowa

    Mówisz, co nie działa. Ja mówię, czy i jak mogę pomóc.

    30 minut · online · bez zobowiązań

    Co dostajesz
    • jasną odpowiedź, czy to zadanie dla mnie
    • propozycję zakresu z ceną, na piśmie
  2. 02

    Diagnoza

    Rozmawiam z Tobą i z osobami, które wykonują pracę. Oglądam narzędzia i to, jak krążą informacje.

    1–2 tygodnie · kilka rozmów po około godzinie

    Co dostajesz
    • mapę tego, jak firma działa naprawdę, nie jak „powinna”
    • plan zmian w kolejności od największego efektu
  3. 03

    Projekt

    Projektuję prosty sposób działania: kto za co odpowiada, jak przebiegają kluczowe procesy, jakie decyzje zespół podejmuje sam.

    Co dostajesz
    • zakresy, procedury i checklisty, każde na jedną stronę
    • strukturę zadań w Twoim programie do pracy
  4. 04

    Wdrożenie

    Wdrażam razem z zespołem, jeden proces naraz, żeby nikt nie wrócił do starych nawyków.

    Co dostajesz
    • spotkania wdrożeniowe z zespołem
    • pierwszy pełny cykl pracy według nowych zasad
  5. 05

    Stabilizacja

    Po kilku tygodniach sprawdzamy, co się zacina, i poprawiamy.

    Co dostajesz
    • przegląd po wdrożeniu i poprawki procedur
    • listę, co dalej zrobisz samodzielnie
Umów bezpłatną 30-minutową rozmowęOdpowiadam w ciągu 2 dni roboczych.

Efekty

Jak to wygląda w praktyce

Każdy przykład w tym samym porządku: sytuacja, problem, co zrobiłam, efekt.

Ponad 20 obiektów na wynajem, a wszystko szło przez jedną osobę

Z mojej własnej pracy
Sytuacja

Zarządzanie nieruchomościami: ponad 20 obiektów na wynajem krótkoterminowy i 4 kwatery pracownicze w 3 miastach.

Problem

Każde zameldowanie, przekazanie kluczy, sprzątanie i pranie wymagało mojej uwagi. Bez porządku nie dało się tego utrzymać.

Co zrobiłam

Rezerwacje ze wszystkich obiektów w jednym systemie, zamki na kod i sejfy na klucze, automatyczna wiadomość do gościa w dniu przyjazdu z instrukcją i filmem, checklisty dla osób sprzątających z podziałem na pomieszczenia i stałe dni odbioru prania.

Efekt

Goście meldowali się sami, bez mojej obecności. Nowe osoby sprzątające wiedziały, co sprawdzić w każdym pomieszczeniu, a stałe sprawy działały według ustalonego rytmu.

Z czym zgłaszają się do mnie właściciele

Prawdziwe sytuacje z rozmów z właścicielami firm, bez nazw.

  • Firma, która zatrudnia pierwszego handlowca

    Właściciel sam prowadzi sprzedaż i chce oddać ją nowej osobie. Potrzebny jest zakres stanowiska, prosty CRM (program do prowadzenia klientów i ofert) i jasne zasady, jakie wyceny handlowiec robi sam.

  • Agencja wynajmu kwater pracowniczych, która tworzy stanowisko asystentki operacyjnej

    Właściciel chce zaprojektować stanowisko od zera: zadania, decyzje, które asystentka podejmuje sama, i narzędzia, z których korzysta.

O mnie

Agnieszka Teresińska

Patrzę na firmy pod kątem codziennej pracy: kto podejmuje decyzje, gdzie trafiają informacje i co sprawia, że sprawy wciąż wracają do właściciela.

  • Od 2018 roku w zarządzaniu nieruchomościami: na etacie, w spółce i we własnej działalności.
  • Koordynacja ponad 20 obiektów i 4 kwater pracowniczych w 3 miastach, z wieloma klientami i podwykonawcami.
  • Projektowanie stanowisk, procedur i narzędzi, których zespół naprawdę używa.
Więcej o tym, jak pracuję
Agnieszka Teresińska, portret

Z bloga

Porady, które możesz wdrożyć od jutra

Krótko i konkretnie: jak uporządkować procesy, role i codzienną pracę. Do wybranych wpisów dołączam szablony.

Pytania

Pytania, które słyszę najczęściej

Czy muszę mieć CRM albo program do zadań?

Nie. Najpierw proces, potem narzędzie. Jeśli coś już masz, układam pracę w tym. Jeśli nie, pomogę wybrać proste narzędzie, kiedy będzie naprawdę potrzebne.

Ile czasu muszę na to poświęcić ja i zespół?

Na etapie diagnozy kilka rozmów po około godzinie: z Tobą i z osobami, które wykonują pracę. Wdrożenie idzie jeden proces naraz, bieżąca praca się nie zatrzymuje.

Co, jeśli zespół nie będzie chciał zmian?

Rozwiązania projektuję razem z osobami, które będą z nich korzystać, a nie dla nich. Zmiany wprowadzamy po jednej, a zespół szybko widzi, że ubywa pytań i poprawek, a nie przybywa dokumentów.

Od jakiej wielkości firmy to ma sens?

Od momentu, kiedy przestajesz nadążać z pytaniami od zespołu. Zwykle zaczyna się przy pierwszych pracownikach i narasta, gdy firma ma kilkanaście osób.

Ile to kosztuje?

Przy porządkowaniu zależy od zakresu i wielkości firmy. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Po niej dostajesz propozycję zakresu z ceną na piśmie, zanim cokolwiek zdecydujesz. Możesz też zacząć od jednej sprawy, od 1 800 zł netto za całe zadanie. Stałe wsparcie operacyjne to pakiety od 1 800 zł netto miesięcznie.

Następny krok

Sprawdźmy, co nie działa.

Opowiedz mi w kilku zdaniach o firmie i sprawie, która najczęściej wraca do Ciebie. Nie potrzebujesz gotowej diagnozy.

Umów bezpłatną 30-minutową rozmowęAlbo napisz: kontakt@dobrzedziala.pl