Opis stanowiska pracy: wzór do skopiowania i przykład dla małej firmy

Opis stanowiska pracy kojarzy się z dokumentem do teczki osobowej, który ktoś raz podpisał i nikt do niego nie wraca. Dobrze przygotowany opis stanowiska mówi jednak coś więcej: po co to stanowisko istnieje, komu podlega i za jaki wynik odpowiada. Poniżej znajdziesz szablon opisu stanowiska do skopiowania, dwa przykłady wypełnienia i instrukcję, jak sporządzić opis stanowiska w małej firmie bez działu HR.

Co to jest opis stanowiska pracy?

Opis stanowiska pracy to dokument, który określa miejsce stanowiska w firmie, jego cel, główne zadania, uprawnienia i wymagania wobec pracownika, który je zajmuje. Spotkasz też nazwy karta stanowiska pracy, karta opisu stanowiska albo charakterystyka stanowiska pracy. Zwykle chodzi o ten sam dokument.

W dużych firmach opisy stanowisk powinny tworzyć spójny system: dział HR korzysta z nich przy rekrutacji, ocenach pracowników i ustalaniu wynagrodzenia. W małej firmie opis stanowiska pomaga przede wszystkim w jednym: właściciel przestaje być jedynym miejscem, w którym jest zapisane, kto co robi.

Czym opis stanowiska różni się od zakresu obowiązków?

Opis stanowiska różni się od zakresu obowiązków tym, czego dotyczy:

• opis stanowiska dotyczy stanowiska. Istnieje, nawet gdy nikt go nie zajmuje, i jest podstawą rekrutacji,
• zakres obowiązków dotyczy konkretnego pracownika: co robi, za co odpowiada i jakie decyzje podejmuje sam.

W praktyce zakres obowiązków pracownika powstaje na podstawie opisu stanowiska. Jak go napisać, żeby ktoś z niego korzystał, opisałam w artykule Zakres obowiązków pracownika: jak napisać, żeby ktoś go używał.

Co powinien zawierać opis stanowiska?

Pełny opis stanowiska powinien zawierać osiem elementów:

1. Nazwa stanowiska pracy: taka, jakiej używacie w firmie i w umowie.
2. Miejsce w strukturze: komu stanowisko podlega i kto podlega jemu.
3. Cel stanowiska: jedno zdanie o tym, po co to stanowisko istnieje.
4. Główne zadania: 5–8 obszarów, a nie lista wszystkich czynności.
5. Zakres odpowiedzialności: za jaki wynik pracownik odpowiada.
6. Uprawnienia: co decyduje sam, a z czym przychodzi do przełożonego.
7. Wymagania kwalifikacyjne: wykształcenie, doświadczenie i umiejętności potrzebne na start.
8. Warunki pracy: miejsce, godziny, narzędzia, praca zmianowa albo wyjazdy.

Najczęściej pomijany element to cel stanowiska. A to on pozwala sprawdzić, czy pozostałe zadania w ogóle do tego stanowiska pasują.

Szablon opisu stanowiska do skopiowania

1. Nazwa stanowiska: […]
2. Dział / zespół: […]
3. Bezpośredni przełożony: […]
4. Zastępstwo (kto zastępuje / kogo zastępuje): […]
5. Cel stanowiska (jedno zdanie): […]
6. Główne zadania: [1. …, 2. …, 3. …]
7. Zakres odpowiedzialności (za jaki wynik): […]
8. Uprawnienia (decyzje bez pytania przełożonego): […]
9. Sprawy, z którymi pracownik przychodzi do przełożonego: […]
10. Wymagania kwalifikacyjne: […]
11. Warunki pracy: […]
12. Data przygotowania / data przeglądu: […]
13. Zatwierdził(a): […]
14. Pracownik zapoznał się (data, podpis): […]

Przykładowy opis stanowiska: pracownik biurowy w małej firmie usługowej

• Nazwa stanowiska: specjalista ds. administracji biura
• Przełożony: właściciel firmy
• Cel stanowiska: codzienne sprawy biura (dokumenty, faktury, kontakt z klientami) są obsłużone na czas, bez udziału właściciela
• Główne zadania: obsługa telefonów i poczty od klientów, wystawianie faktur sprzedażowych, przekazywanie dokumentów kosztowych do biura rachunkowego, zamawianie materiałów biurowych, pilnowanie kalendarza terminów (przeglądy samochodów i sprzętu, ubezpieczenia, umowy), archiwizacja dokumentów
• Zakres odpowiedzialności: dokumenty kosztowe są u księgowej do 5. dnia miesiąca, a żaden mail od klienta nie czeka dłużej niż 1 dzień roboczy
• Uprawnienia: zamówienia do 500 zł netto bez zgody przełożonego, samodzielne umawianie terminów z klientami
• Sprawy do przełożonego: reklamacje od klientów, prośby klientów o rabat, zamówienia powyżej 500 zł netto
• Wymagania kwalifikacyjne: doświadczenie w pracy biurowej, dobra znajomość pakietu MS Office, podstawy fakturowania
• Warunki pracy: praca stacjonarna w biurze, pon.–pt. 8:00–16:00

Przykładowy opis stanowiska: koordynator biura w firmie technicznej

• Nazwa stanowiska: koordynator biura
• Przełożony: właściciel firmy
• Podlegają mu: pracownicy biura (administracja, fakturowanie, zakupy)
• Cel stanowiska: sprawy przechodzą między działami bez opóźnień, a właściciel co tydzień wie, co jest zrobione, co się opóźnia i jakie decyzje są potrzebne
• Główne zadania: codzienne planowanie pracy biura, pilnowanie terminów w narzędziu do zadań, przekazywanie spraw między handlowcami, serwisem i fakturowaniem, pomoc pracownikom biura w okresach większego obciążenia, cotygodniowe podsumowanie dla właściciela
• Zakres odpowiedzialności: żadna sprawa nie czeka dłużej niż 3 dni robocze bez informacji, kto ją prowadzi i do kiedy
• Uprawnienia: samodzielna zmiana priorytetów zadań w biurze, przydzielanie zadań pracownikom biura
• Sprawy do przełożonego: zatrudnienie i zmiany wynagrodzenia, wydatki powyżej 2 000 zł netto, konflikty z klientami
• Wymagania kwalifikacyjne: doświadczenie w koordynowaniu pracy zespołu, praca z narzędziem do zadań (np. Trello, ClickUp), dobra organizacja
• Warunki pracy: praca stacjonarna, pon.–pt.

Kwoty, progi i terminy w obu przykładach to propozycje. Wpisz takie, jakie obowiązują u Ciebie.

Jak stworzyć opis stanowiska w 4 krokach

1. Spisz, co na tym stanowisku dzieje się naprawdę. Poproś pracownika, żeby przez tydzień zapisywał zadania, które wykonuje. Jeśli stanowisko jest nowe, zapisz zadania, które dziś robisz sam, a chcesz je oddać.
2. Zgrupuj zadania w 5–8 obszarów i dopisz cel stanowiska. Jeśli jakieś zadanie nie pasuje do celu, może należy do innego stanowiska.
3. Ustal granice decyzji. Wypisz, co pracownik decyduje sam, a co wymaga Twojej zgody. Najlepiej z kwotami i terminami.
4. Omów opis z pracownikiem i zatwierdź go. Zatwierdzenie opisu stanowiska to podpis osoby, która w firmie decyduje o sprawach kadrowych, w małej firmie zwykle właściciela. Pracownik podpisuje, że się z nim zapoznał.

Jak wdrożyć opis stanowiska w zespole?

Sam dokument niczego nie zmieni, jeśli trafi tylko do teczki. Wdrożenie opisu stanowiska to trzy proste rzeczy:

• Krótka rozmowa z każdym pracownikiem. Przejdźcie razem przez cel stanowiska, zakres odpowiedzialności i granice decyzji. Zapytaj, czego brakuje albo co jest nieaktualne.
• Jedno miejsce dla wszystkich opisów. Wspólny folder albo narzędzie, w którym każdy widzi opisy swoich i sąsiednich stanowisk. Wtedy wiadomo, do kogo z czym iść.
• Sprawdzenie styków między stanowiskami. Najwięcej spraw ginie tam, gdzie dwa stanowiska się spotykają, np. handel i fakturowanie. Do ustalenia, kto za co odpowiada przy wspólnych zadaniach, przydaje się macierz RACI.

Pracodawca, który raz w roku wraca do opisów stanowisk z zespołem, ma dokumenty, które faktycznie opisują pracę, a nie stan sprzed kilku lat.

Do czego przyda się przygotowany opis stanowiska?

• Rekrutacja: ogłoszenie o pracę to skrócona wersja opisu. Wiesz, kogo szukasz, zanim zaczniesz rozmowy z kandydatami.
• Wdrożenie nowego pracownika: od pierwszego dnia wie, za co odpowiada, i rzadziej dopytuje o podstawowe obowiązki pracownika na tym stanowisku.
• Wynagrodzenie: łatwiej porównać stanowiska i uzasadnić różnice w wynagrodzeniu, gdy wiadomo, jaką odpowiedzialność niesie każde z nich.
• Zastępstwa: gdy pracownik idzie na urlop albo odchodzi, wiadomo, co trzeba przejąć.

Jak często aktualizować opis stanowiska?

Przy każdej większej zmianie zadań i co najmniej raz w roku. Opis, który nie pasuje do tego, co pracownik faktycznie robi, nie pomaga, tylko wprowadza zamieszanie. Dlatego w szablonie opisu stanowiska jest data przeglądu.

Najczęstsze błędy w opisach stanowisk

• Lista 30 czynności zamiast kilku obszarów odpowiedzialności.
• „Inne zadania zlecone przez przełożonego” jako najważniejszy punkt.
• Brak celu stanowiska.
• Opis napisany raz, do teczki, i nigdy nieprzeglądany.

Chcesz mieć opisy stanowisk, z których zespół naprawdę korzysta?

Przygotowuję je razem z właścicielami małych firm: od spisania, kto co robi, przez zakresy odpowiedzialności, po wdrożenie z zespołem. Zobacz, jak pracuję nad zakresami obowiązków albo umów bezpłatną 30-minutową rozmowę.